فهرست مطالب
|
عنوان
|
صفحه
|
|
بخش اول :
|
|
|
مدیریت و وظایف آن
|
1
|
|
بخش دوم :
|
|
|
طرح حسابداری مالی
|
11
|
|
طرح دریافت و پرداخت
|
47
|
|
آیین نامه تنخواه گردان
|
57
|
|
بخش سوم :
|
|
|
طرح سیستم حقوق و دستمزد
|
69
|
|
طرح مجوزهای مالی
|
86
|
بخش اول
مدیریت و وظایف آن
مقدمه:
- مدیریت دانش و چگونگی اداره و هدایت
یک سازمان برای رسیدن به اهداف آن است. بنابراین، هدف مدیریت دستیابی به
نتایج مطلوب در جهت تحقق بخشیدن به هدف های سازمان است.
- برای دست یابی به این هدف، مدیریت میبایست وظایف کلی زیر را انجام دهد:
- برنامه ریزی
- سازمان دهی
- تصمیم گیری
- ایجاد هماهنگی
- کنترل
انجام وظایف بالا را تنها مسئولیتی که
با سمت “ مدیر “ در سازمان فعالیت میکنند، بر عهده ندارند. در واقع این
وظایف در سطوح مختلف سازمان به درجات وجود دارد و تقسیم می گردد.
نظام
نظام یا سیستم، مجموعه به هم پیوسته ای
از اجزایی است که برای دستیابی به هدف یا هدف های مشترک و از پیش تعیین
شده ای، با یکدیگر در ارتباط متقابل قرار دارند. این ارتباط به گونه ای است
که کارکرد هر جزء بر کارکرد دیگر اجزا نظام تأثیر
گذاشته و در عین حال از آنها تأثیر می پذیرد.
بنابر این هر گونه انحرافی که در
چگونگی کارکرد جزئی از یک نظام پیش آید، باعث میگردد که کل آن نظام در
رسیدن به هدف پیش بینی شده، با دشواری روبرو شود.
هدف های هر نظام مالی
هر نظام مالی، به عنوان یک نظام
اطلاعاتی، مجموعه ای است متشکل از نظام های فرعی دیگر که به منظور تحقق هدف
های معینی، با یکدیگر متقابلاّ در ارتباط هستند و بدنه نطام مالی را تشکیل
میدهند.
مهمترین این هدف ها عبارتند از:
- o برنامه ریزی عملیات مالی
- o اعمال کنترل های لازم
- o برقراری نظام گزارش دهی در مورد عملیات مالی
- o تسهیل آموزش کارکنان مالی ساز مان و ارتقا سطح دانش حرفه ای آن ها
هدف ها و ویژگی های نظام های مالی طراحی شده
هدف های نظلم های مالی طراحی شده به
طور کلی همان هدفهای نظام مالی یاد شده در بند “3“ این نوشته می باشد که به
منظور دستیابی به آن ویژگی های زیر در
تهیه و طراحی نظام های مالی ملحوظ نظر بوده است:
- o انطباق با وضعیت عینی و شرایط ویژه ژ
مشخص شرکت، برای این منظور کوشش شده تا با شناخت دقیق واقعیت های موجود و
محدودیت های آن، نظام های مالی به گونه ای تهیه شوندکه پاسخگوی نیاز های
شرکت و رافع
نارسایی های آن باشد. - o قابلیت انعطاف در برابر تغییرات
احتمالی، در صورتی که اعمال تعدیلات و یا تغییرات جزیی در جایی از نظام ها
ضرورت یابد، ساخت کلی آن انسجام خود را حفظ خواهد نمود.
- o جامعیت از این نظر که کلیه فعالیت
های مالی شرکت را در بر میگیرد. لازم به یاد آوری است که نظام های مالی در
کلیات خود وظیفه جمع آوری و انعکاس کل عملیات مالی شرکت را بر عهده دارند.
بنابر این نظام های مالی می بایست در بر گیرنده همه نظام های فرعی ای که به
نوعی با عملیات مالی شرکت مرتبط، و بخشی از آمار و اطلاعات مالی هر شرکت
در انها ایجاد و منعکس میگردد، باشند.
- o سهولت فهم و سادگی اجرا، در تهیه و تدوین نظام های مالی توجه لازم نسبت به موارد زیر شده است:
اولا فهمیدن سیستم برای کارکنان آسان
باشد، ثانیا اجرای سیستم به سادگی میسر گردد. به این سبب، از پیچیدگی های
غیر ضروری در طرح مصرا پرهیز شده است.
مراحل انجام کار
- تهیه و طراحی نظام های مالی هر
سازمانی مستلزم گذر از مراحل مختلفی است که در زیر برای آشنایی با اساسی
ترین آنها به اختصار این مراحل توضیح داده میشود:
1( اولین مرحله از فعالیت های شناخت،
بررسی اولیه است. در این مرحله شناخت کلی وضعیت شرکت مورد نظر میباشد. در
بررسی اولیه، اطلاعاتی در خصوص نوع شرکت و فعالیت های آن، میزان گستردگی
فعالیت ها و حجم عملیات لازم. چگونگی نیروی انسانی، مشکلات و نارسایی های
موجود و هدف های مدیریت گرد آوری میشود.
2( شناخت :
- تهیه و طراحی نظام های مالی بدون شناخت کامل و دقیق وضعیت شرکت مقدور نیست. شناخت خود از دو مرحله جداگانه تشکیل می شود:
الف) شناخت اولیه: بررسی کلی فعالیت ها و عملیات شرکت را منظور نظر دارد،
ب) شناخت تفصیلی: که طی آن مشاور
جزئیات تمامی فعالیت ها، روش های انجام کار، نحوه تقسیم وظایف و مسئولیت
ها، چگونگی تخصیص نیروی انسانی و
نحوه ارتباط فعالیت ها با یکدیگر را مورد بررسی دقیق و مطالعه قرار می دهد.
- پس از تکمیل شناخت هر یک از موضوعات،
نتایج بدست آمده با مسئولین مربوط در شرکت در میان گذاشته میشود.تا بدین
وسیله از درستی اطلاعات گرد آوری شده اطمینان حاصل گردد، افزون بر این
مشاوران مشکلاتی را که طی انجام عملیات شناخت با آنها روبرو شده اند با
مسئولین شرکت مطرح میکنند تا بدین ترتیب، از بروز مشکلات مشابه احتمالی در
مراحل بعدی عملیات پیشگیری شود.
3( تهیه و طراحی نظام های مالی:
- پس از انجام عملیات شناخت، اطلاعات
گرد آوری شده مورد تجزیه و تحلیل قرار میگیرند، مشاوران در ضمن تجزیه و
تحلیل این اطلاعات، مشکلات و تنگناها، نارسایی ها و کمبود های نظام مالی
موجود را مشخص نموده و درباره آن ها به بحث و تبادل نظر می پر دازند.
- کار طراحی نظام های مالی پس از مطالعات و بررسی های یاد شده و دستیابی به ره یافت های علمی، صورت میگیرد.
- مشاوران، مسئولین شرکت و مدیریت مالی
شرکت را در جریان طرح های پیشنهادی قرار داده و از نظریات آن ها در خصوص
طرح های مزبور مطلع می شوند. روشن است که مشاوران ضمن حفظ استقلال خود در
تهیه و طراحی نظام ها، باید به میزان توان شرکت برای پذیرش و جذب طرح های
ارائه شده و نیز بهره گیری از نظریات مثبت مسئولین شرکت توجه نمایند. به
طور کلی در رودن کار طراحی نظام های مالی، مشاوران می بایست همواره هدف ها و
ویژگی های آن را مد نظر داشته باشند.
- نظام های مالی پس از تهیه و طراحی و پس از مکتوب و نهایی شدن مجموعه ای را تشکیل می دهند که در اختیار شرکت قرار می گیرد.
4) اجرای نظام های مالی:
- پس از ارائه نظام های مالی به
مسئولین شرکت، حساس ترین مرحله کار یعنی اجرای نظام ها آغاز می شود. هدف
نهایی از طراحی نظام ها، اجرای آن ها است.
انجام موفقیت آمیز این مرحله، مؤید انطباق نظام های مالی ارائه شده با وضعیت عینی هر شرکت و کارآیی آن در پهنه عمل خواهد بود.
- برای اجرای نظام ها، لازم است
تمهیداتی در نظر گرفته شود. در واقع ابتدا ضروری است امکانات مورد نیاز
تهیه شود. همچنین نسبت به آماده سازی محیط اقدام گردد. برای نمونه موارد
زیر را میتوان نام برد:
- o ایجاد سازمان مناسب انجام کار
- o تأمین و یا تکمیل نیروی انسانی
- o تهیه و چاپ فرم ها، اعم از فرم ها و کارت ها
- o پیشنهاد فراهم نمودن فضای لازم برای کارکنان
- از دیگر اموری که جزو تدارکات اجرا محسوب می شود، حصول اطمینان از
بخش نامه مدیریت مبنی بر تغییر نظام های مالی و لازم الاجرا بودن نظام های جدید است.
- پس از انجام تدارکات بالا، بایستس
مسئولین و کارکنان با طرح های مربوط به کار خود آشنا شده و از مزایای آن ها
و ماهیت تغییرات بوجود آمده آگاهی یابند.
- با توجه به ارائه روش های نوین در
نظام های مالی در واقع، پیاده کردن نظام های مالی جدید، در گرو آموزش
کارکنان و ارتقاء سطح دانش فنی آن ها است ( که آموزش عمومی آن ها در ابتدای
طراحی نظام های مالی انجام شد ) توجه بیشتر به امر آموزش هنگامی ضرورت می
یابد که شرکت در استخدام پرسنل مجرب لازم دچار محدودیت باشد.
روش های اجرای نظام های مالی
- اجرای نظام های مالی به یکی از روش های زیر ممکن است:
1/ روش مرحله ای:
- در این روش، عملیات اجرا به چند
مرحله یا فاز تقسیم میگردد، که عملیات هر مرحله بر اساس برنامه زمان بندی
خاص به اجرا در می آید. در صورتی که دامنه عملیات گسترده و نظام های مالی
جدید پیچیده باشند این روش برای اجرا به کار گرفه می شود.
2/ روش موازی ( همزمان ) :
- در این روش، با توجه به عدم اطمینان
نسبت به کفایت تخصص کارکنان و نیز به منظور حصول اطمینان از قابلیت اجرای
سیستم در حین پیاده کردن آن،
نظام های قدیم و جدید به طور همزمان مورد
استفاده قرار می گیرند. بدین ترتیب، جایگزینی نظام جدید به جای نظام قدیم
به تدریج و پس از آشنایی کارکنان مربوط با آن صورت می پذیرد.
3/ روش جایگزینی کلی نظام جدید:
در صورتی که دامنه عملیات گسترده نبوده
و نظام های مالی جدید بالانسبه به سادگی قابل اجرا باشد و نیز سطح تخصص
کارکنان شرکت تعویض کلی و یک جای سیستم را ممکن سازد، ار این روش استفاده
می گردد.
در انتخاب روش اجرای نظام های مالی،
مدیران بایستی با اتکا بر شناخت کامل خود از وضعیت شرکت (که بیانگر عواملی
از قبیل فوریت اجرا، سطح تخصص کارکنان، خواست مدیریت و نیز گسترش دامنه
عملیات است ) و نیز پیچیدگی نظام های مالی جدید، تصمیم گیری نمایند.
با توجه به مطالب پیش گفته، روش
جایگزینی برای پیاده کردن نظام های مالی طراحی شده دز شرکت خاک صحرا، مناسب
تشخیص داده شده ( بخش حساب ها و صـدور اسناد روزنامه، با توجه به مجمـوعه
عوامل یاد شده به صـورت مـوازی اجـرا
گردد).
پس از انجام مراحل مختلف اجرا، نظام
های مالی جدید تا حدود زیادی مستقر می گردد. ولی معمولا حصول اطمینان از
اجرای کامل نظام ها، مستلزم کنترل های بعدی طی یک دوره نظارت و مراقبت می
باشد.
